Notfallmanagement für Archive, Bibliotheken, Museen und Verwaltungen

Teil 1: Das Denken des Undenkbaren. Grundlagen der Notfallplanung

So organisieren Sie Ihre Notfallplanung

 

Das Notfallmanagement ist eine wichtige Maßnahme der Bestandserhaltung.

Es gibt innerhalb der Bestandserhaltung von Kulturgütern die Notwendigkeit, vorhandene Schäden einzudämmen oder zu beheben.

Dies geschieht durch die vollständige Erschließung des Sammlungsgutes, die Schadenserhebung, konservatorische und restauratorische Maßnahmen, Schutzdigitalisierung, sowie die Beschaffung von alterungsbeständiger Verpackung und regelmäßige Klimakontrolle.

Daneben ist die Notfallvorsorge und Notfallplanung ein wirksames Mittel, um die Bestände so lang wie möglich schadensfrei zu erhalten, indem man das Risiko so weit wie möglich heruntersetzt und wenn es doch zu einer Havarie kommt, sofort handlungsbereit ist.

Diese zwei Stoßrichtungen der Bestandserhaltung müssen Hand in Hand gehen, denn die beste Notfallplanung ist zwecklos, wenn die Mittel für den Originalerhalt beispielsweise für Neuverpackung, Restaurierung oder Massenentsäuerung fehlen.

Denn dieser Mangel führt zur sogenannten „schleichenden Katastrophe“ und im Laufe der Zeit zu einem Verlust unserer historischen Quellen.


 

Die Notfallplanung wird für ein Ereignis betrieben, das hoffentlich niemals eintritt.

Die Notfallplanung hat absurde Facetten: Sie wird für ein Ereignis betrieben, welches hoffentlich niemals eintritt. Im besten Fall wird also viel Zeit und Energie für ein nie stattfindendes Ereignis aufgewendet. Wenn ein Notfall jedoch geschieht, ist es einer durchdachten Notfallplanung zu verdanken, wenn Leben gerettet, einmalige Kulturgüter bewahrt und Folgeschäden und somit Folgekosten drastisch minimiert werden können.

Spätestens seit dem Brand der Herzogin Anna Amalia Bibliothek in Weimar von 2004 oder dem Einsturz des Historischen Stadtarchives zu Köln im Jahre 2009 ist die Notfallplanung in aller Munde.

Wiederkehrende Flutkatastrophen, alljährlich platzende Wasserrohre zur kalten Jahreszeit oder der Schimmelbefall ganzer Bibliotheken und Archive durch schwankende Klimawerte, haben die Notwendigkeit einer präventiven Notfallvorsorge und Notfallplanung vielen Mitarbeitern und Leitern von Kultureinrichtungen deutlich gemacht.

Doch leider sieht die Realität so aus: Alle wissen, wie wichtig eine Notfallplanung ist, doch aus Zeit-, Geld- und Personalmangel hapert es an einer flächendeckenden Umsetzung.


Warum ist ein präventives Schutzkonzept notwendig?

Die Einführung einer Notfallplanung für die Rettung von Inventar ist eine Notwendigkeit, besonders in Kultureinrichtungen.

  • Der Schutz von Menschenleben, der natürlich in jedem Fall Vorrang vor dem Objektschutz genießen sollte, ist zumeist gesetzlich geregelt und durch Brandschutzordnung und die Einrichtung von Fluchtwegen und Erste-Hilfe-Einrichtungen gewährleistet.
  • Für den Schutz der wertvollen Kulturgüter in Archiven, Bibliotheken, Museen und anderen Sammlungen sind in den meisten Fällen wenig oder keine Schutzkonzepte vorhanden.

Es muss daher die Aufgabe jeder Einrichtung sein, diesen Schutz organisatorisch, finanziell und personell abzusichern.


Eine funktionierende Notfallplanung ist Führungsaufgabe.

In der Vergangenheit waren es oft Restauratoren, die sich im Bereich der Notfallplanung engagierten und versuchten, Pläne in der eigenen Einrichtung zu etablieren. Diese sehr löblichen Anstrengungen waren aber zu oft zum Scheitern verurteilt, wenn die Unterstützung der Leitungsebene fehlt.

Für eine funktionierende und nachhaltige Planung ist es wichtig, die Leitung des Hauses argumentativ zu überzeugen und dazu zu bringen, die Notfallplanung und -vorsorge mit allen Ressourcen zu unterstützen.

Diese Aufgaben sind Führungsaufgaben und die Bemühungen sind nur von Erfolg gekrönt, wenn diese von der Leitungsebene gewollt sind und angeordnet werden.

Notfallplanung muss von der Leitungsebene im Geschäftsgang etabliert werden. Sie muss als eine der Grundaufgaben im Maßnahmenfeld der Bestandserhaltung neben der Erschließung und der Zugänglichmachung der Kulturgüter verstanden werden.

Argument für eine Implementierung eines Notfallplans ist neben der Erhöhung des Schutzes der Kulturgüter auch die Möglichkeit der Kostensenkung für einen hoffentlich nie eintretenden Notfall. Die Kostensenkung kann nur durch eine gute Vorbereitung und ein dadurch mögliches rasches Handeln erreicht werden.

 

Der Notfallbeauftragte. Eine Funktion mit hoher Verantwortung

Die Ernennung eines Notfallbeauftragten ist eine wichtige Grundlage eines funktionierenden Notfallkonzeptes. Denn der Notfallbeauftragte organisiert alle notwendigen Schritte zur Erstellung eines Notfallplanes.

Der Notfallbeauftragte ...

  • sucht eine Notfallgruppe zusammen
  • schult die Mitarbeiter 
  • ist im Falle einer Havarie der Koordinator zur Bewältigung des Ereignisses
  • muss nicht zwingend der Leiter einer Einrichtung sein
  • sollte das Vertrauen und die Unterstützung der Leitungsebene besitzen und von dieser ermächtigt werden
  • sollte über eine ausreichende Weisungsbefugnis gegenüber Mitarbeitern und Dienstleistern verfügen
  • sollte über eine gute Kenntnis des Hauses und der Bestände sowie einen guten Kontakt zu allen Mitarbeitern und Abteilungen verfügen

Die Akzeptanz der Mitarbeiter ist in diesem Fall von großer Wichtigkeit, denn der Notfallbeauftragte muss unter Umständen Umstrukturierungen in bestehenden Prozessen anordnen, wenn diese für die Notfallplanung relevant sind.

Seinen Anordnungen muss im Havariefall Folge geleistet werden. Dies gelingt am besten, wenn seine Autorität und seine Kompetenz allgemein anerkannt werden.


Der Notfallbeauftragte benötigt für seine Aufgabe Zeit und Wissen.

Dem Notfallbeauftragten sollte genügend Zeit neben seinen alltäglichen Aufgaben für die Erstellung und die Pflege des Notfallplans eingeräumt werden.

Je nach Größe der Einrichtung kann dies ein paar Stunden im Monat bis zur Hälfte seiner Arbeitszeit umfassen. Die Recherche und die Erstellung eines Planes dauern in der Regel einige Wochen.

Auch sollten dem Notfallbeauftragten Möglichkeiten zur Wahrnehmung von Weiterbildungen und zum Austausch mit anderen Notfallbeauftragten gegeben werden. Die Gründung von Notfallverbünden minimiert den Aufwand für alle Teilnehmer natürlich enorm.

 

Die Notfallgruppe. Stark im Team

Die Notfallgruppe wird vom Notfallbeauftragten zusammengestellt. Sie sollte sich - je nach Größe der Einrichtung - aus zwei bis sechs interessierten und kompetenten Personen aus verschiedenen Abteilungen zusammensetzen.

Die Notfallgruppe ist mit dem Notfallplan vertraut und ...

  • sorgt dafür, dass die Einführung und die Durchführung von Notfallbewältigungsaktivitäten in jeder Abteilung des Hauses präsent sind
  • unterstützt den Notfallbeauftragten bei den Schulungen der Mitarbeiter, insbesondere bei den praktischen Übungen
  • ist Ansprechpartner für Fragen zum Notfallplan
  • hilft dem Notfallbeauftragten, den Notfallplan aktuell zu halten
  • stellt die Aktualität der Mitarbeitertelefonnummern sicher
  • meldet Veränderungen in der Abteilung, die relevant für Notfälle sind und lässt diese in den Notfallplan einfließen

Die Notfallgruppe trifft sich regelmäßig unter der Leitung des Notfallbeauftragten, um zuerst die Grundlagen der Notfallbewältigung anhand des Notfallplans zu erlernen und um sich dann weiter auszutauschen.


Im Fall eines eingetretenen Schadensereignisses:

  • koordiniert die Notfallgruppe unter Führung des Notfallbeauftragten die Bergung und die Erstversorgung der Bestände
  • leitet die Notfallgruppe die Helfer an und achtet auf die korrekte Ausführung der Handlungsempfehlungen zu den einzelnen Materialien

Es ist sehr hilfreich, wenn die Mitglieder des Notfallteams sich ebenfalls gut mit dem Haus und den Magazinen auskennen.

Auch können die im Notfall erforderlichen Arbeiten aufgeteilt werden, so dass beispielsweise der Kontakt mit Dienstleistern, die Organisation der Transporte oder die Organisation der Bergungskapazitäten und der Materialien jeweils von einer Person verantwortlich betreut wird.


 

Es ist wichtig, die Sorgen und Ängste der Mitarbeiter ernst zu nehmen.

Es ist sehr wichtig, den Mitarbeitern die Notfallplanung als sehr sinnvolle und notwendige Maßnahme der Bestandserhaltung nahezubringen und viel Verständnis für die Sorgen und Nöte der Mitarbeiter zu haben.

Beginnt eine Einrichtung mit der Notfallplanung, sorgt dies in den Reihen der weniger involvierten Mitarbeiter manchmal für Missverständnisse und Ängste.

Die Mitarbeiter fragen sich, was im Falle einer Havarie von ihnen verlangt wird und sehen vielleicht nicht ein, dass im Zuge der präventiven Vorsorgemaßnahmen womöglich althergebrachte Vorgehensweisen und Organisationsstrukturen überprüft und geändert werden.

Ängste entstehen zumeist im Hinblick auf die Bergungsaktivitäten und die Notfallhilfe.

Man sorgt sich um die eigene Sicherheit oder ist nicht bereit, seine persönlichen Daten für die Anlage einer Mitarbeitertelefonliste herauszugeben, befürchtet man doch, nun jederzeit auf Abruf bereitstehen zu müssen.

 

Eine Mitarbeiterschulung baut Berührungsängste ab und erzeugt Verständnis.

Eine gute Möglichkeit ist, eine eintägige Schulung für alle Mitarbeiter verpflichtend anzubieten. In der Schulung legt man die Hintergründe der Notfallplanung dar und erläutert die Maßnahmen, die damit einhergehen.

Besonders der Wunsch nach Datensicherheit ist verständlich und darf nicht übergangen werden. Das Einverständnis für die Herausgabe der privaten Kontaktmöglichkeiten sollte freiwillig erfolgen.

Ein gutes Argument dafür ist jedoch, dass man mit der Notfallplanung ein Instrument schafft, welches auftretende Havarien so klein wie möglich halten kann und dass die Rettung der Bestände auch die Sicherung des eigenen Arbeitsplatzes bedeutet.

Sehr hilfreich wäre es, die Schulung durch einen Vertreter der Feuerwehr, der Polizei sowie eines kompetenten Dienstleisters, begleiten zu lassen. Sie können wichtige Aspekte wie den Bergungsbeginn und die Rolle der Bergungs- und Erstversorgungshelfer gut verdeutlichen.

Wenn es zeitlich möglich ist, sollte man auch praktische Übungen in die Schulung einfließen lassen.

Das kann beispielsweise das richtige Bergen von nassen Akten und Büchern oder das Verpacken zur Vorbereitung auf das Einfrieren und die Gefriertrocknung sein.


Zusätzliche Informationsübermittlung unterstützt Ihre Mitarbeiter.

Die Schulungen sollten jährlich aufgefrischt werden. Neue Mitarbeiter sollten zeitnah nach dem Arbeitsantritt mit den Informationen zur Notfallplanung vertraut gemacht werden, beispielsweise in Form eines Merkblattes.

Die Mitarbeiter sollten neben den grundlegenden Informationen ausreichend über die Benachrichtigungs-Telefonkette Bescheid wissen. Sie sollten zudem den Aufbewahrungsort des Notfallplans, den Standort der Notfallboxen und der weiteren Notfallmaterialien sowie deren Anwendung kennen.

Die Notfallgruppe und der Notfallbeauftragte sollten sich bei dieser Schulung persönlich vorstellen, die Mitarbeiter zu einem Informationsaustausch anregen und verdeutlichen, dass sie gern für alle Fragen zur Verfügung stehen.

Externe Partner. Suchen Sie den Austausch mit Feuerwehr und Polizei.

Feuerwehr und Polizei bieten zumeist Termine an, bei denen eine Sicherheits- oder Brandbegehung angefordert werden kann.

Bei dieser Gelegenheit hat man Zeit zu einem intensiven Austausch, der sicher mit vielen wertvollen Tipps die hausinterne Notfallplanung bereichert.

Das Augenmerk wird auf freie Fluchtwege, die Verbesserung von Einbruchs-, Daten- und Besuchersicherheit gelenkt und man lernt sich persönlich kennen, was besonders hilfreich ist.


Laden Sie Feuerwehr und Polizei zu Ihrer Notfall-Schulung ein.

Da eine Brandkatastrophe oder ein Wasserschaden naturgemäß zu den häufigsten Ursachen eines eingetretenen Notfalls zählen, ist die Feuerwehr ein starker externer Partner, der einer Einrichtung in vielen Fragen der Planung beratend zur Seite stehen sollte. Hat man in Erfahrung gebracht, welches Feuerwehrrevier für das eigene Haus zuständig ist, ist es ratsam, persönliche Kontakte dorthin zu knüpfen.

So kann man die Feuerwehr für die wertvollen Kulturgüter in der Einrichtung sensibilisieren. Und die Feuerwehr kann wertvolle Hinweise zu präventiven Maßnahmen geben, die einen Notfall am besten gar nicht erst entstehen lassen.

Viele Wachen sind dankbar, wenn man eine Hausführung anbietet. Somit können sie die Gegebenheiten des Gebäudes und der Bestände vor einem Einsatz studieren und sind besser auf alle Eventualitäten vorbereitet. Ähnlich verhält es sich bei der Polizei.

Liegt das eigene Gebäude in einer vom Hochwasser bedrohten Zone, kann die Feuerwehr zumeist mit Einsatzplänen für diese Gebiete aufwarten und die besondere Gefährdung wird besprochen.

Es ist sehr hilfreich, die Polizei oder Feuerwehr zu Schulungen einzuladen, um auch deren Blickwinkel der Notfallbewältigung kennenzulernen.

Die Feuerwehr wird natürlich die Rettung von Menschen in den Fokus stellen. Hier ist es wichtig, darüber hinaus die besondere Wertigkeit unersetzlicher Kulturgüter zu verdeutlichen, um die Feuerwehr anzuhalten, bei der Löschung und Bergung so wenig wie möglich weiteren Schaden entstehen zu lassen. Ein Aspekt wäre beispielsweise generell, die Wahl des Löschmittels anzusprechen und bei Papierbeständen eine Löschung ohne Pulver zu diskutieren.


 

Suchen Sie den Kontakt zu anderen Einrichtungen und externen Dienstleistern.

Andere Einrichtungen, welche selbst schon einen Notfallplan implementiert haben, sind ebenfalls wertvolle Ansprechpartner.

Hier sollte man vor allem den Notfallbeauftragten und die Restauratoren befragen, da diese die besten Kenntnisse über die Erstellung eines Plans und die Herangehensweise an geschädigte Objekte haben. In diesem Falle wäre die Idee der Gründung eines Notfallverbundes sehr interessant, da man sich so gegenseitig mit Hilfskräften, Knowhow-Transfer und Materialien unterstützen kann.


Nutzen Sie die Erfahrung externer Dienstleister.

Auch der Kontakt mit externen Dienstleistern kann bei der Erstellung eines Notfallplans zielführend sein. Da Dienstleister zumeist über große Erfahrung mit verschiedensten Notfällen verfügen, kann man sich auch hier Tipps für eine gute Vorbereitung holen.

Auch hier gilt, wenn man sich persönlich kennt und weiß, was der Dienstleister im Fall der Fälle leisten kann, gewinnt man Planungssicherheit, kann im Ernstfall schnell handeln und alle erforderlichen Schritte in die Wege leiten.

 

Die Finanzierung Ihres Notfallplans. Lassen Sie sich von den zu erwartenden Kosten nicht von der Notfallplanung abbringen.

Die Erstellung eines Notfallplans und die Einführung und Pflege einer umfassenden Notfallprävention ist nicht ohne die Bereitstellung von Geld- und Personalressourcen möglich. Doch sollte man sich von den zu erwartenden Kosten nicht von diesem wichtigen Vorhaben abbringen lassen.

Die großen Katastrophen, die in der Vergangenheit die Kulturbranche erschüttert haben, zeigen eindrücklich, dass durch das Vorhandensein auch von rudimentären Notfallvorbereitungen schneller gehandelt und besser reagiert werden konnte.

So gab es in Weimar zum Zeitpunkt der Brandkatastrophe an der Anna Amalia Bibliothek bereits einige Treffen des neugegründeten Notfallverbundes der Kultureinrichtungen Weimar, die dazu führten, dass schon kurze Zeit nach Entdecken des Brandes mit der Bergung begonnen werden konnte. Sehr schnell waren hunderte helfende Hände verfügbar und es konnten viele der wertvollen Kulturgüter gerettet werden. Auch standen bereits Notfallmaterialien bereit, so dass sofort mit der Versorgung durchnässter Bestände begonnen werden konnte.

In Köln war die Feuerwehr der Stadt ebenfalls für die Rettung von Kulturgut sensibilisiert, da beispielsweise für den Kölner Dom umfangreiche Bergungskonzeptionen existierten. Nach dem Einsturz des Historischen Archivs koordinierte die Feuerwehr sofort in beispielhafter Weise die umfangreichen Bergungen. 95 % des Archivgutes konnte so geborgen werden.


Ein entscheidender Faktor ist die Zeit.

Ein sehr wichtiger und heikler Faktor der Notfallbewältigung ist die Zeit.

Zumeist sind die Objekte durch Wassereinbruch oder Löschwasser durchnässt und das organische Material beginnt je nach Witterung ohne Bergung nach wenigen Tagen zu schimmeln. Das erhöht den Schaden um den Faktor 3 bis 5.


Ein kurzes Rechenbeispiel soll dies verdeutlichen:

  • Ein Laufmeter Akten wiegt circa 25 kg. Wird diese Menge nass, wiegt der lfm circa das Doppelte: 50 kg. Friert man diese Menge sachgerecht ein und gefriertrocknet später die Objekte, muss man mit Kosten von circa 595,00 € rechnen. Nach der Behandlung kann man die Bestände sofort wieder normal benutzen.
  • Handelt man zu spät und lässt die Akten schimmeln, riskiert man neben dem weiteren Auslaufen von Tinten und Stempeln, massive Verfärbungen durch den Schimmel, ein Verblocken der Seiten und dadurch den Verlust von Textinformationen.
  • Die Dekontamination eines geschädigten Laufmeters schimmelgeschädigter Akten durch Trockenreinigung und das Lösen von Verblockungen schlägt mit zusätzlich 1.500,00 € zu Buche. Weitere Restaurierungsmaßnahmen, wie Papierrestaurierung, sind noch gar nicht eingerechnet.

Es ist sinnvoll, die Kosten zu überdenken, um nicht unvorbereitet zu sein. 

Es ist schwer bis unmöglich, vor einer Katastrophe für den Schutz von Kunst- und Kulturgut große Gelder bewilligt zu bekommen, für ein Ereignis, welches hoffentlich nie eintritt. Es ist auch unrealistisch genaue Kostenaufstellungen anzustreben, da man nicht weiß, welche Szenarien auftreten werden.

Dennoch ist es sinnvoll, die Kosten zu durchdenken, um im Ernstfall nicht unvorbereitet zu sein. Kennt man die erforderlichen Dienstleistungen und Preise, so kann man sofort loslegen und gewinnt wertvolle Zeit im Wettlauf gegen die Uhr.


Kosten für Weiterbildung und Notfallboxen

Die Weiterbildung des Notfallbeauftragten ist mit wenig Kosten verbunden. Es gibt mittlerweile viele kostengünstige Weiterbildungsangebote von öffentlichen Einrichtungen wie Archivämtern oder dem Amt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe.

Auch freie Restauratoren, Dienstleister mit dem Schwerpunkt Notfallplanung und -übung oder Einrichtungen wie die DEKRA oder der TÜV, bieten Workshops zur Notfallplanung und Risikoanalyse an. Diese können für die Schulung aller Mitarbeiter genutzt werden. Diese Kurse sind etwas kostenintensiver, bieten aber auf das eigene Haus zugeschnittene Programme und Hilfestellungen zur konkreten, individuellen Havarie-Planung.

Notfallboxen sind kein Luxus, sondern ein bewährtes Hilfsmittel für die sofortige Bearbeitung von Notfällen. Es gibt mittlerweile fertig zusammengestellte Notfallboxen zu kaufen. Hat man spezielle Bestände, ist es sinnvoll, sich ein Notfall-Kit ganz nach den eigenen Sammlungsbedürfnissen zusammenzustellen. Doch sollte man sich bewusst sein, dass diese Materialien nur einen Anfang machen können. Ist der Schaden groß, müssen sofort weitere Materialien zusammengetragen werden.

Autorin der 4-teiligen Themenreihe Notfallmanagement für Archive, Bibliotheken, Museen und Verwaltungen ist Jana Moczarski, staatlich geprüfte Restauratorin