Notfallmanagement für Archive, Bibliotheken, Museen und Verwaltungen - Teil 2 -

Prävention und Vorbereitung. Die Erstellung eines Notfallplanes und die Notfallboxen

So erstellen Sie ein Präventivkonzept für Ihre Einrichtung

 

Bewerten Sie mögliche Risiken für Ihre Einrichtung anhand eines Fragebogens.

Der erste Schritt zur Erstellung des Notfallplans ist die Eingrenzung der Risiken, welche die Einrichtung betreffen können. Bei kleineren Einrichtungen kann das ganze Haus betrachtet werden, bei größeren Einrichtungen sollten sinnvolle Abschnitte gebildet werden.


Anhand eines Fragebogens bewerten Sie die Risiken, die Ihr Haus betreffen können:

    1) Der Standort der Einrichtung

    • Lage an einem Fluss oder Gewässer? Gefahr von Überschwemmung und Flut
    • Unterirdische Bauten (zum Beispiel U-Bahn)? Gefahr von Einsturz oder Havarie
    • Einflugschneise Flughafen? Gefahr von Absturz oder Havarie
    • Extreme Hang- oder Höhenlage? Gefahr von Einsturz
    • Lage an einer verkehrsreichen Straße? Gefahr von Unfällen und Havarien
    • Gefährliche Nebengebäude wie zum Beispiel Tankstelle, Chemiewerk. Gefahr von Explosion oder Havarie

    2) Der bauliche Zustand des Gebäudes

    • Neubau mit modernen Anlagen? Geringere Gefahr von technischen Havarien
    • Altbau mit veralteten Anlagen? Höhere Gefahr von Havarien
    • Wartungsintervalle der Anlagen? Gefahr von Havarien

    3) Die kulturelle Bedeutung der Einrichtung

    • Politische Bedeutung? Zielscheibe von terroristischen Anschlägen
    • Wertvolle Kulturgüter? Gefahr von Diebstahl und Vandalismus
    • Viel Publikumsverkehr? Gefahr von Vandalismus und Brandstiftung

    4) Klimatische und terrestrische Bedingungen der Umgebung

    • Extreme Wetterlagen möglich? Schnee, Eis, Starkregen, Orkan. Gefahr von Havarien
    • Starke Bepflanzung? Gefahr von umstürzenden Bäumen
    • Erdbebengefahr? Gefahr von Einsturz

    5) Organisatorische Gegebenheiten

    • Durchdachte Brandschutz- und Notfallplanung vorhanden? Möglichkeit schnell zu reagieren. Eindämmung von Schäden
    • Mitarbeiterschulungen vorhanden? Schnelles Handeln und Erkennen von Notfällen möglich
    • Rettungswege und Zufahrten zu jeder Zeit frei? Schnelles Handeln möglich
    • Technische Geräte und Anlagen regelmäßig gewartet? Vermindert Gefahren von Havarien und technischen Ausfällen (zum Beispiel Klimaschwankungen im Magazin)
    • Bestandserhaltungskonzeption vorhanden? Schäden können planmäßig behoben werden. Pflege der Bestände
    • Regelmäßige Reinigungen. Eindämmung von Schäden durch Schmutz oder Schimmel
    • IPM-Monitoring erstellt. Eindämmung von Schäden durch Schädlinge

    Eine gute Checkliste für diese Aspekte findet sich auf der Seite notfallverbund.de.

    Anhand dieser Beispiele ist ersichtlich, dass sehr viele Sachverhalte im Haus durchdacht und durchgegangen werden sollten. Hilfe dafür bietet der SILK - Sicherheits-Leitfaden Kulturgut, dort findet man sehr ausführliche Fragebögen zu verschiedenen Themen.

    Am Ende erhält man eine Auswertung in Form eines Ampelsystems, das aufzeigt, welche Schwachstellen man im eigenen Haus noch beachten und angehen sollte.

    Viele der genannten Sachverhalte, gerade im organisatorischen Bereich, können mit einfachen Mitteln verbessert werden und führen so dazu, die Prävention in den Einrichtungen bezüglich drohender Notfälle zu verbessern.

     

    Eine Risikomatrix hilft Ihnen bei der Strukturierung.

    Gefahren, wie die Entstehung eines Brandes oder eine Havarie durch Überschwemmungen können in einer Risikomatrix in punkto Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß kartiert werden.

    So erhalten Sie Anhaltspunkte, gegen welche Gefahren Sie Ihre Einrichtung am vordringlichsten schützen müssen.

    So ist zum Beispiel die Eintrittswahrscheinlichkeit der Entstehung eines Brandes in einem modernen, regelmäßig gewarteten Gebäude als gering einzustufen. Da ein Brand jedoch einen Totalverlust der Bestände nach sich ziehen könnte, ist das Risiko insgesamt als sehr hoch einzustufen.


    Beispiel einer Risikomatrix

    Schadensschwere / Eintrittswahrscheinlichkeitkleiner Schadenmittlerer Schadengroßer SchadenTotalverlust
    sehr gering1234
    gering2345
    mittel3456
    hoch4567

    Weitere Fragen, die Sie für Ihre Risikoanalyse beantworten sollten:

    • Wie ist der Zugang zum Gebäude?
    • Sind die Fluchtwege frei?
    • Sind die Fluchtwege nachvollziehbar?
    • Welche Bergungswege für das Material kommen in Frage?
    • Wie ist die Sicherheit nach außen und innen geregelt? Schlüsselmanagement
    • Ist die Elektrik in Ordnung? UV-Schutz, flackernde Lampen, elektrische Geräte
    • Wie ist das Lichtmanagement?
    • Gibt es eine Notbeleuchtung?
    • Gibt es die Gefahr von Wassereinbruch von außen? Grundwasser, Leitungen im Magazin
    • Wie sind die Akten und Bücher gelagert? Elektrischer Antrieb, unterer Boden freibleibend, zu dicht an der Lampe?
    • Wie sieht es mit der regelmäßigen Reinigung aus? Wie ist das Klima geregelt?
    • Welche Verpackungen finden Verwendung?
    • Welche Löschmittel sind vorrätig, sind diese erkennbar?
    • Wie ist die Beschriftung bezüglich Havarie und Notfall geregelt?
    • Kann man im Havariefall nach außen kommunizieren? Stromausfall

     

    Die Prioritätenliste: Die Bestände nach Prioritäten einzustufen ist nicht einfach, aber dennoch wichtig.

    Nachdem man die Risiken der Einrichtung lokalisiert hat und dann alle Wahrscheinlichkeiten und Schwachstellen durchdacht und mit organisatorischen und präventiven Maßnahmen diese Risiken auf ein Minimum eingeschränkt hat, ist es wichtig, seinen Bestand dahingehend zu bewerten, welche Prioritäten in einem Notfall gesetzt werden sollten.

    Das Erstellen einer Prioritätenliste ist oftmals ein schwieriges Unterfangen.

    Zum einen werden Prioritäten eher subjektiv vergeben und zum anderen wird es in einer Sammlung mit ähnlichen Werten schwierig, eine wirkliche Abstufung durchzuführen. Zum Beispiel haben alle Bestände, welche in ein Archiv kommen, den Anspruch an eine Langzeitaufbewahrung.

    Man sollte trotzdem, in Absprache mit den Fachkräften wie Bibliothekaren, Archivaren und Restauratoren versuchen, besonders wertvolle, aber auch besonders empfindliche Bestände festzulegen.

    • Unikale Bestände aus fotografischem Material sind zum Beispiel empfindlicher als Bestände aus Papier.
    • Bestände mit besonders hygroskopischen Materialien wie zum Beispiel Pergamenturkunden.
    • Pergament- und Ledereinbände sind bei Hitze- oder Feuchtigkeitsschäden besonders von einer Totalzerstörung bedroht.
    • Auch für die Ordnung der Bestände wichtige Hilfsmittel, wie zum Beispiel Zettelkataloge oder Repertorien sollten eine hohe Priorität erhalten.

    Prioritäten sollten schriftlich festgehalten werden und können zur besseren Auffindbarkeit auch direkt am Regal markiert werden. Bedenken sollte man jedoch, dass jede Notfallsituation unterschiedlich ist und man nach den jeweiligen Erfordernissen handeln sollte.

     

    Der Notfallplan. Vorlagen, Strukturierung und Recherche

    Hier finden Sie Vorlagen für Ihren Notfallplan.

    Der Notfallplan kann online erstellt werden und zum Beispiel auch auf extra geschaffenen und datengeschützten Seiten der Einrichtung veröffentlicht werden. So hat man im Ernstfall von überall Zugriff darauf.

    Sinnvoll ist es auch, den Notfallplan drei Mal auszudrucken:

    • einen Ausdruck erhält der Notfallbeauftragte
    • einen Ausdruck erhält die Leitung
    • ein Ausdruck wird außerhalb der Einrichtung, für die er erstellt wird, aufbewahrt

    Mittlerweile gibt es einige Vorlagen für Notfallpläne, welche man zur Inspiration nutzen kann.

    Besonders die Seite notfallverbund.de bietet hierbei eine gute Quelle. Leider gibt es derzeit noch wenige deutschsprachige Seiten, welche aktuelle Informationen bieten. Im englischsprachigen Bereich gibt es eine längere Tradition für die Notfallplanung in Archiven und Bibliotheken. Eine Auswahl dazu finden Sie in unserer Literatur- und Linkliste.


    So strukturieren Sie Ihren Notfallplan

    Der Notfallplan ist in mehrere Abschnitte unterteilt. Alle relevanten Informationen und wichtigen Nummern sowie Gebäudepläne, Stockwerkpläne, Magazinbelegungspläne und Informationen zur Technik sollten im Plan hinterlegt werden.

    1) Deckblatt

    • Hier stehen alle wichtigen Telefonnummern, welche das Haus betreffen. Die Nummern der Leitung sowie des Notfallbeauftragten, der Notfallgruppe und der wichtigsten Ansprechpartner (Feuerwehr, Polizei) finden auf dem Deckblatt ihren Platz.
    • Hier wird auch notiert, wie oft der Notfallplan aktualisiert wurde. Dies sollte idealerweise alle 6 Monate, spätestens jedoch jährlich erfolgen.

    2) Inhaltsverzeichnis

    • Auflistung aller Inhalte des Notfallplanes

    3) Grundlagen des Notfallplanes

    • Zuständigkeit der Direktion. Notfallplan ist Leitungsaufgabe
    • Ziel des Notfallplans
    • Aus- und Fortbildung. Dokumentation über besuchte Weiterbildungen
    • Übungen. Dokumentation über Übungen
    • Finanzen. Absprachen mit Direktion
    • Verbreitung des Notfallplans. Standorte
    • Informationsblatt für neue Mitarbeiter

    4) Wichtigste Infos

    • Alarmplan. Wer wird wann benachrichtigt?
    • Krisenstab. Notfallbeauftragte, Notfallgruppe
    • Verhalten im Brandfall
    • Was ist zu tun? Kurzgefasstes Notfallverhalten
    • Meldungsvordruck. Kopiervorlage
    • Übersicht über die einzelnen Stockwerke und die dort lagernden Bestände

    5) Telefonnummern und Sofort-Dienstleister

    • Wichtigste Adressen und Telefonnummern. Verwaltung, Technik
    • Telefonliste allgemein
    • Telefonliste der Mitarbeiter
    • Ansprechpartner bei der Feuerwehr
    • Soforthilfe in der Stadt und Umgebung
    • Übersicht über die Ersthelfer in der Einrichtung
    • Informationen zum Notfalldienstleister Full-Service

    6) Ablaufplan

    • Ausführlicher Ablaufplan im Falle eines Notfalls

    7) Verpacken

    • Handling der beschädigten Bestände
    • Vordruck zur Bestandsliste. Kopiervorlage Dokumentation
    • Vordruck für Verpackungseinheitenliste. Kopiervorlage

    8) Bergen der unbeschädigten Bestände

    • Bergungsräume für unbeschädigte Bestände
    • Bergungsräume für bewegliches Kulturgut
    • Informationen zu Kühlhäusern
    • Richtlinien für das Einfrieren
    • Informationen zu Dienstleistern im Bereich Transport
    • Transportliste. Kopiervorlage
    • Transportlieferschein. Kopiervorlage

    9) Notfallboxen

    • Standort der Notfallboxen
    • Inhalt der Notfallboxen
    • Anleitungen in der Notfallbox
    • Woher kann man weitere Materialien nachkaufen oder beziehen?

    10) Dienstleister / Services / Externe

    • Informationen zu Dienstleistern im Bereich Einzelrestaurierung
    • Informationen zu Dienstleistern im Bereich Restaurierung / Massenbehandlung
    • Informationen zu Dienstleistern im Bereich Schimmelbekämpfung
    • Informationen zu externen Fachkräften in der Stadt und Umgebung
    • Weitere Dienstleister

    11) Statistiken und Informationen

    • Übersicht über Notfälle. Dokumentation vergangener Aktionen
    • Zusatzinfos für besondere Situationen
    • Ablage von Erfahrungen und Sammlung von Hinweisen

    Für Ihren Notfallplan sind Recherchearbeiten notwendig.

    Für den Notfallplan müssen umfangreiche Recherchen vorgenommen werden. Hilfreich ist es da natürlich, wenn man in Notfallverbünden organisiert ist, damit die Recherchearbeit auf mehrere Schultern verteilt wird.

    Sehr wichtig ist die Organisation von Bergungsräumen und die Zusammenstellung über Kühlhäuser und Dienstleister, welche im Notfall zur Verfügung stehen können.

    Schwierig wird es, zum Beispiel bei Dienstleistern feste Preise für Notfalldienstleistungen abzufragen. Dies ist fast unmöglich, da jede Notfallsituation anders ist und besonders die Menge der betroffenen Objekte den Preis bestimmt.

    In jedem Fall ist es ratsam, vor einem Notfall mit externen Partnern wie Polizei, Feuerwehr, Dienstleistern und Kühlhäusern Kontakt aufzunehmen. Zum einen, um die Polizei und die Feuerwehr über die Besonderheiten des Bestandes aufzuklären, zum anderen, um mit Kühlhaus und Dienstleistern die Möglichkeiten und Parameter der Unterstützung durch diese abzuklären.


    Wichtige Recherche-Stichpunkte sind:

    • Zuständige Polizeidienststelle. Wache, Telefon, Ansprechpartner
    • Zuständige Feuerwehrwache. Wache, Telefon, Ansprechpartner
    • Transportunternehmen. Kartons? Verfügbarkeit? Telefon Ansprechpartner?
    • Bergungsräume. Wo? Ansprechpartner?
    • Kühlhäuser. In der Umgebung, Telelefon, Ansprechpartner
    • Haustechnik
    • Sicherheit
    • Zuständigkeiten bei Stadt oder übergeordnete Organisation. Hochbauamt, Universität, etc.
    • Versicherung?
    • Restauratoren und Buchbinder?
    • Dienstleister?
    • Materialien für Verpackung und Erstversorgung
    • Sonstiges?

    Die Notfallboxen. Inhalt und Aufbewahrung

    Die Notfallboxen sind kein Luxus. Sie sind vielmehr ein bewährtes Hilfsmittel für die sofortige Bearbeitung von Notfällen.

    Es gibt fertig zusammengestellte Notfallboxen zu kaufen. Wenn man spezielle Bestände besitzt, ist zu erwägen, sich einen speziellen Notfall-Kit zusammenzustellen. Am besten werden die Materialien in gut tragbaren Boxen verstaut, welche stapelbar sind und unten mit Rollen versehen, um diese gut transportieren zu können.

    Doch diese Materialien können nur einen Anfang machen. Bei einem großen Schaden müssen sofort weitere Materialien zusammengetragen werden. Mit dem Inhalt einer handelsüblichen Notfallbox kommt man erfahrungsgemäß nur wenige Laufmeter weit.

    Es ist wichtig, zusätzlich zu wissen, wo man schnell weitere Materialien beschaffen kann. Auch sollte man recherchieren, wo Geräte wie Bautrockner, Notstromaggregate, Nass-Sauger, etc. ausgeliehen werden können.


    Inhalt der Notfallboxen:

    1) Dokumentationsmaterial

    • Notizblöcke, Etiketten
    • Bleistifte, Fineliner, Radiergummi
    • Edding-Stifte
    • Lineal

    2) Notstrom und Elektrik

    • Kabeltrommel
    • Notstromaggregat. Gegebenenfalls ausleihen
    • Bautrockner. Ggegebenenfalls ausleihen
    • Halogenscheinwerfer
    • Taschenlampen

    3) Verpackungsmaterial

    • Boxen. Plastikkisten, Gitterboxen, Umzugskisten
    • Müllbeutel
    • PE-Beutel
    • Baufolie
    • Stretchfolie inklusive Abroller
    • Paketband
    • Absperrband
    • Papierhandtücher

    4) Arbeitsschutz

    • Einweghandschuhe. Verschiedene Größen
    • Einwegschürzen
    • Einwegmasken. FFP2, FFP3
    • Overalls
    • Gummistiefel
    • Überschuhe aus PE
    • Erste-Hilfe-Set

    5) Erstversorgungsmaterial

    • Schwämme, Schwammtücher
    • Werkzeug
    • Cutter
    • Falzbeine
    • Mullbinden
    • Arbeitsanweisungen

    Der Aufstellort der Notfallboxen sollte gut zugänglich sein.

    Die Notfallboxen sollten an einem gut zugänglichen Ort aufgestellt werden, am besten im Erdgeschoss in der Nähe des Eingangs.

    Damit die Notfallboxen im Ernstfall, wenn die Feuerwehr das Gebäude räumt, im Hinausflüchten ohne großen Aufwand mitgenommen werden können.

    Der Inhalt der Notfallboxen sollte gut dokumentiert werden und jährlich geprüft werden. Materialien, welche ablaufen können (Gummihandschuhe, Erste-Hilfe-Set, Folien) sollten im Bedarfsfall ausgetauscht werden.

    Wie die Notfallboxen angewendet werden und welche Dinge man bei der Bergung und Erstversorgung der unterschiedlichsten Materialien beachten muss, lesen Sie im dritten Teil unserer Notfallreihe.

    Autorin der 4-teiligen Themenreihe Notfallmanagement für Archive, Bibliotheken, Museen und Verwaltungen ist Jana Moczarski, staatlich geprüfte Restauratorin