Notfallmanagement für Archive, Bibliotheken, Museen und Verwaltungen - Teil 4 -

Nach dem Notfall ist vor dem Notfall. Die Nachsorge und die Gründung von Notfallverbünden

So versorgen Sie Ihre Objekte nach dem Notfall

 

Nach der Erstversorgung: Das Einfrieren und Gefriertrocknen

Nach der Erstversorgung, in der alle nassen Objekte für das Einfrieren vorbereitet und von den trockenen bzw. nur leicht feuchten Objekten separiert worden sind, müssen die nassen Sammlungsgüter schnellstmöglich bei mindestens -20 °C eingefroren werden.

Hier kommt zum Tragen, wie wichtig es ist, dass man im Notfallplan bereits vorher recherchiert hat, wo größere Mengen an durchnässtem Material eingefroren werden können.

Zu klären ist auch die Frage, ob zum Beispiel in einem nahegelegenen Kühlhaus potentiell verschimmelte Güter eingefroren werden könnten. Manche Kühlhäuser lehnen dies aus hygienischen Gründen ab. Auch bei Dienstleistern sind direkt Einfrierkapazitäten vorhanden, dies sollte ebenfalls in Vorgesprächen geklärt worden sein.

Das Einfrieren kann, je nach Durchnässungsgrad, mehrere Tage dauern. Dadurch wird ein eventuell schon begonnenes Schimmelwachstum gestoppt und auch ein vorhandener Insektenbefall abgetötet. Für eine ausreichende Bekämpfung von Schädlingen (zum Beispiel Papierfischchen) müssen die Bestände jedoch mindestens drei Wochen bei -20 °C oder 6 Tage bei -30 °C eingefroren bleiben. Durch das Einfrieren kann auch der Fortgang von anderen Schädigungsprozessen gestoppt werden wie zum Beispiel das Auslaufen von Schreibmitteln.


Anschließend können ohne Zeitdruck Dienstleister für die Gefriertrocknung gesucht werden.

Eine vorhandene restauratorische Betreuung bei einem versierten Dienstleister ist empfehlenswert, denn die weitere Bearbeitung ist mit viel Handarbeit verbunden. Der Umgang mit wertvollem Archiv- und Bibliotheksgut und deren Besonderheiten sollte den Bearbeitern geläufig sein.

Um die Kosten der Gefriertrocknung zu ermitteln, ist es hilfreich, wenn man das ungefähre Gewicht der eingefrorenen Objekte kennt. Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass durchnässte Bestände das 2 bis 2,5-fache ihres Trockengewichtes wiegen.

Beim Abtransport muss deshalb auf eine ausreichende Ladungskapazität und die geeigneten Hilfsmittel geachtet werden. Eine Palette voll durchnässter Akten oder Bücher kann schnell einmal über 600 kg wiegen, ein normaler Hubwagen hebt lediglich 500 kg.

Um die gefrorenen Objekte zum Dienstleister zu transportieren, ist ein Kühltransport notwendig, da man sonst Gefahr läuft, dass die Bestände wieder antauen, was vielfältige Schädigungen nach sich ziehen könnte.


 

Wie funktioniert die Gefriertrocknung?

Beim Dienstleister werden die noch gefrorenen Kulturgüter aus den Behältnissen entnommen.

  • Die Folie wird nun entfernt, denn diese diente lediglich dazu, die Materialien beim Einfrieren nicht aneinander frieren zu lassen.
  • Je weniger fest und aufwändig man die Pakete verpackt hatte, desto leichter wird es nun, die Materialien aus den Folien zu befreien.
  • Wichtig ist es, mit dem Dienstleister zu besprechen, die Beschriftungen, welche oft unter der Folie befindlich sind, bei den Objekten zu belassen, um eine spätere Zuordnung zweifelsfrei zu ermöglichen.

Die Objekte werden passend in die Fächer der Gefriertrocknung eingestapelt und je nach Anlage ohne zusätzliche Hilfen oder durch Zugabe von moderater Wärme und/oder Stickstoff im Vakuum gefriergetrocknet.

Hier zeigt sich, warum es so wichtig war, bei der Erstversorgung die Pakete nicht zu hoch zu packen. Viele Gefriertrocknungsanlagen benötigen Fächer, um die zugegebene Wärme gleichmäßig auf die Objekte zu verteilen. Viele dieser Fächer sind nicht höher als 12 cm.

Auch muss man bedenken, dass große Pakete viel länger zum Gefriertrocknen brauchen, da die Trocknung von außen nach innen funktioniert. So kann es sein, dass die Akten oder Bücher außen schon trocken sind, aber noch lange in der Gefriertrocknung verbleiben müssen und so übertrocknen, was einer künstlichen Alterung gleichkommt.


Die Gefriertrocknung erfolgt nach dem Prinzip der Sublimation.

Das heißt, dass das Eis in der Anlage in den gasförmigen Zustand überführt wird, ohne den Umweg über die flüssige Phase.

Dies sorgt dafür, dass die Objekte ohne die Nachteile des Auftauens (weitere Bildung von Wasserrändern, Fortgang des eventuell gebildeten Schimmels, weiteres Auslaufen von Tinten oder Stempeln) schonend getrocknet werden.

Nach der Gefriertrocknung, die je nach Anlage 1 - 4 Wochen dauern kann, werden die Objekte noch einige Tage leicht beschwert im Normalklima gelagert, um zu rekonditionieren und die durch das Vakuum entzogene Feuchtigkeit dem Papier wieder zuzuführen.

 

Die Nachbearbeitung. Bei Schimmelbefall erfolgt eine gründliche Trockenreinigung.

Sollten keine weiteren Schäden an den Objekten vorhanden sein, können die Materialien nach dem Gefriertrocknen sofort wieder benutzt werden. Geprüft werden sollte jedoch gründlich, ob sich durch die Feuchtigkeit der Notfallsituation Schimmel gebildet hat. Auch auf einen etwaigen Schädlingsbefall sollte geachtet werden.

Ist dies der Fall, so müssen die Objekte unter Umständen einer weiteren Dekontaminationsmaßnahme (zum Beispiel einer Stickstoffbegasung) oder, in den meisten Fällen ausreichend, einer gründlichen Trockenreinigung unterzogen werden. Da ein vorhandener Schimmelbefall durch das Einfrieren und das Vakuumtrocknen fast sicher inaktiviert worden ist, ist eine zusätzliche Gammabestrahlung, welche die Celluloseketten der Papiere massiv schädigen könnte, in den meisten Fällen unnötig.

Sporen werden durch die Vakuumbehandlung nicht abgetötet. Da Schimmelsporen aber ubiquitär sind, das heißt, sich überall befinden, ist eine Sporenabtötung keine prophylaktische und andauernde Maßnahme gegen erneuten Schimmelbefall. Auch ein durch Gammastrahlen behandeltes Objekt kann jederzeit wieder mit Schimmel besiedelt werden, wenn das Klima der Lagerung nicht stimmt. Ist man sich unsicher, sollte man sich unbedingt von fachkundigen Restauratoren oder Dienstleistern dazu beraten lassen.

Die Reinigung der schimmelbetroffenen Bestände sollte durch Dienstleister, welche mit dem Umgang von Archiv- und Bibliotheksgut vertraut sind, und unter Reinen Werkbänken erfolgen. Empfehlenswert ist dabei immer eine fachliche und dauernde Begleitung durch restauratorische Fachkräfte.Gereinigt wird unter Mikrobiologischen Sicherheitswerkbänken der Klasse 1 oder 2 mittels Latexschwämmen, Druckluft und Mikrofasertüchern.


 

Gegebenenfalls wird die restauratorische Nachbearbeitung notwendig.

Verfärbungen, welche durch den Schimmel entstanden sind, können durch eine Trockenreinigung nicht entfernt werden. Um nachfolgende Benutzer nicht zu verunsichern, ist es hilfreich, einen Merkzettel, einen Stempel oder eine Notiz in das Objekt einzubringen, damit klar ist, dass die Objekte gereinigt worden sind und trotz Verfärbungen benutzbar sind.

Wenn die Objekte bei der Erstversorgung gut gereinigt und Verformungen gut ausgerichtet worden sind, ist mit weniger erforderlichen Nacharbeiten zu rechnen.

Weitere, vor allem mechanische Schäden am Buchblock, Einzelblatt oder Einband, wie Einrisse, Verformungen oder Fehlstellen müssen durch restauratorische Fachkräfte bearbeitet werden. Hierbei ist eine pragmatische Konzeption der nachfolgenden Arbeiten wichtig, um der Menge an geschädigten Objekten kostenbewusst, aber restaurierungsethisch einwandfrei begegnen zu können.

Oft bietet sich auch das Anpassen eines konservatorischen Schutzbehältnisses aus Well- oder Vollkarton, welches der DIN ISO 16245-A entsprechen sollte, an.

Die Nachsorge. Nachdem der Alltag wieder eingekehrt ist, sollte der Notfall ausgewertet werden.

Dazu setzen sich alle Beteiligten zusammen:

  • die Notfallgruppe
  • die technische Belegschaft: Magaziner, Hausmeister, technische Leiter
  • und die Leitungsebene: Direktor, Verwaltung, Kämmerei.

Hieraus sollen sich Rückschlüsse ergeben, was gut, weniger gut oder gar an der Sache vorbeigelaufen ist.

Auch regelmäßige Übungen, zum Beispiel im Notfallverbund, sollten gemeinsam ausgewertet und dabei kritisch hinterfragt werden, ob die eingesetzten Materialien und Methoden zielführend eingesetzt werden konnten.

Auch für die präventive Vorsorge im Haus geben Havarien wertvolle Hinweise. Organisatorische oder bauliche Schwachstellen können durch Notfälle verortet und behoben werden. Eingetretene, auch kleinere Notfälle bergen die Chance, einen bisher eher theoretischen Plan in der Praxis erproben zu können.


Der Notfallplan muss stets aktuell gehalten werden.

In der Regel müssen bei einem tatsächlich eingetretenen Notfall auch Hilfskräfte hinzugezogen werden, die keine oder wenige Fachkenntnisse besitzen und auch nicht mit den örtlichen Gegebenheiten vertraut sind. Damit der Notfallplan greifen kann, sollte überprüft werden, ob auch dieser Personenkreis durch die vorhandenen Anweisungen in die Lage versetzt wird, zu helfen.

Auch kann überprüft werden, ob Telefonlisten aktuell sind und Telefonketten funktionieren.

Daher ist es unerlässlich, den Notfallplan stets auf dem neuesten Stand zu halten. Alle wahrscheinlich beteiligten Personen sind in ausreichendem Maß zu unterweisen. Dabei müssen praktische Übungen angeboten werden und die Anweisungen so gestaltet sein, dass sie auch von Personen verstanden werden, die nicht in die Planung involviert waren.

Die Durchführung der Arbeitsabläufe bei Notfällen sollte regelmäßig, mindestens alle 2 Jahre, im Haus oder im Notfallverbund geübt und trainiert werden.


Nach dem Notfall ist vor dem Notfall.

Dies sollte allen Beteiligten immer bewusst sein. Notfälle können jederzeit wieder auftreten und jedes Ereignis birgt die Chance, die eigene Notfallplanung zu verbessern und zu vervollkommnen.

Ziel ist es, aus den Fehlern zu lernen, um das nächste Mal noch zielgerichteter und pragmatischer reagieren zu können.

 

Notfallverbünde. Im Notfallverbund ist man gemeinsam stärker.

Vor allem kleine Einrichtungen, mit wenig Personal, sind in größeren Notsituationen überfordert und die Ressourcen schnell erschöpft. Nicht nur die fehlenden Kenntnisse im Bereich Notfallplanung und Bestandserhaltung, sondern auch zeitliche und finanzielle Einschränkungen lassen die Organisation von Notfallplänen in den Hintergrund rücken.

Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit erscheint es sinnvoll, sich starke Partner zu suchen, sei es durch die Anbindung an größere Einrichtungen oder durch die Schaffung institutioneller Verbundsysteme.

Gemeinsam ist man stärker, diese Idee führte zur Gründung von Notfallverbünden innerhalb von Städten und Gemeinden. Ein solcher Verbund dient dazu, sich im Notfall mit Personal, Technik, Materialien und Knowhow zu unterstützen.

Im Notfall stehen viele Bergungskräfte zur Verfügung und man kann Havarien viel besser und schneller bewältigen. Darüber hinaus bildet man so ein starkes Netzwerk, welches auch auf anderen Gebieten hilfreiche Synergien in Bezug auf die Bestandserhaltung erzeugen kann.

Notfallverbünde können aus allen Arten von Kultureinrichtungen zusammengesetzt sein. In Deutschland gibt es mittlerweile dutzende Notfallverbünde und es werden immer mehr.


 

Vorreiter war die Stadt Weimar.

Weimar gründete die erste Arbeitsgemeinschaft Notfallverbund im Jahr 2004, welche über einen Notfallworkshop 2004, eine gemeinsame Notfallübung 2005 bis zur Unterzeichnung der Notfallvereinbarung 2006 führte.

In Weimar schlossen sich unter anderem die Klassik Stiftung Weimar, die Bauhausuniversität sowie das Thüringische Hauptstaatsarchiv mit dem Amt für Brand- und Katastrophenschutz und den Rettungsdiensten zusammen.


Die Institutionen verpflichteten sich zur gemeinsamen Koordinierung folgender Aufgaben:

  • die Erstellung, Implementierung und Pflege von Gefahrenabwehrplänen in den jeweiligen Häusern
  • personelle und technische Hilfsmöglichkeiten ermitteln und zur gegenseitigen Unterstützung bereitstellen
  • Bergungsorte finden und zur Nutzung durch die Mitglieder des Notfallverbundes bereithalten
  • Vorbereitung und gemeinsame Durchführung von Notfallübungen
  • Besprechen und Auswertung von eingetretenen Notfällen

Wie unterstützen sich Notfallverbünde?

SachverhaltNotfallplanPersonelle Ressourcen Materialressourcen
Vorteile eines Notfallverbundes  
  • Gegenseitige Hilfe bei der Erstellung des Plans
  • Gemeinsame Recherchen
  • Gemeinsame Anfragen bei Dienstleistern
 
 
  • Austausch von Wissen
  • Austausch von Erfahrungen
  • Bereitstellung von Hilfskräften
  • Bereitstellung von Bergungskräften
  • Gemeinsame Übungen
 
 
  • Gemeinsame Anschaffung von Materialien und Equipment
  • Gemeinsame Nutzung von Bergungsräumen
  • Gemeinsame Nutzung von Transportkapazitäten
 
Partner im Notfallverbund  
  • Bibliotheken
  • Archive
  • Museen
  • Verwaltungen
  • Private Sammlungen
  • Universitäten
  • Forschungseinrichtungen
  • Rettungsdienste
 
 
  • Restauratoren
  • Sammlungsleiter
  • Magaziner
  • Sicherheitsfachkräfte
  • Feuerwehr und Polizei
  • Dienstleister
 
 
  • Stadtverwaltungen, um zum Beispiel Bergungsorte zu erschließen
  • Dienstleister für Verpackungen
  • Transportdienstleister
  • Gefrierhäuser
  • Dienstleister wie Restaurierungsfirmen
 
Rechtliche Grundlagen  
  • Notfallvereinbarungen wie zum Beispiel nach dem Weimarer Modell
  • Überprüfen der Fluchtwege und Bergungswege
  • Wichtige Themen hierbei: Versicherung, Umfang der Hilfen, Schutz der Helfer
 
 
  • Absicherung beim Bergen
  • Regelungen für Bergungsaktivitäten
  • Datenschutz
  • Mitarbeiterschutz und Mitarbeiterbegleitung
 
 
  • Vereinbarungen zur gemeinsamen Nutzung der Materialien
 
Möglichkeiten der Kooperation der Verbünde  
  • Gemeinsame Schulungen zur Notfallplanerstellung
  • Gemeinsame Risikoanalysen
  • Zusammenkünfte mit der Feuerwehr und Polizei
 
 
  • Gemeinsame Mitarbeiterschulungen
  • Gemeinsame Übungen im größeren Rahmen (Finanzierung auch durch den Bund möglich)
 
 
  • Verbundübergreifende Bereitstellung von Materialien
  • Bessere Konditionen beim Ankauf von Materialien im Verbund
 

Hier erfahren Sie noch mehr über Notfallverbünde:

Das Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK) organisiert einmal im Jahr ein Treffen der Notfallverbünde. Hier gibt es die Möglichkeit, sich auszutauschen und von den Erfahrungen der anderen zu lernen, sich zu vernetzen und mit Rat und Tat zur Seite zu stehen. Immer sind auch Vertreter der Feuerwehr und des THWs anwesend, welche zahlreiche Hinweise zur Notfallbewältigung geben können.

Die Seite notfallverbund.de bietet zahlreiche Infos zu Notfallverbünden und stellt alle in Deutschland gegründeten Notfallverbünde vor. Die Seite wird ständig erweitert und man kann einen neu gegründeten Verbund dort anmelden.

Fazit:

Die Notfallplanung und eine präventive Notfallvorsorge ist eine wichtige Maßnahme der Bestandserhaltung in Kultureinrichtungen.

Schon mit wenigen Mitteln kann man vorbereitet sein.

Jede Zeitspanne, die man bei einem eingetretenen Notfall sparen kann, indem man zum Beispiel:

  • schnell Hilfskräfte organisiert
  • weiß, welchen Dienstleister man kontaktieren kann
  • weiß, welches Kühlhaus in der Nähe ist

... trägt dazu bei, das uns anvertraute Kulturgut so unbeschädigt wie möglich wiederherzustellen.

Wir freuen uns, wenn Ihnen die Reihe zum Notfallmanagement hilfreiche Tipps für Ihre Notfallplanung bietet. Wenn Sie darüber hinaus Fragen oder Anregungen zur Themenreihe haben, nehmen Sie gern Kontakt zu uns auf.

Autorin der 4-teiligen Themenreihe Notfallmanagement für Archive, Bibliotheken, Museen und Verwaltungen ist Jana Moczarski, staatlich geprüfte Restauratorin